Kernsortiment im Einkauf: Warum weniger Auswahl oft mehr Geld spart

Kernsortiment im Einkauf: Warum weniger Auswahl oft mehr Geld spart

von Anna Ullmann am Jun 12, 2026

Beschaffung & Einkauf

Warum weniger Auswahl oft mehr Geld spart und wie Unternehmen durch standardisierte Produkte ihre Beschaffung effizienter gestalten.

Was ist ein Kernsortiment?

Ein Kernsortiment ist eine fest definierte Auswahl von Produkten, die Mitarbeitende bevorzugt für ihren Arbeitsalltag nutzen sollen.

Anstatt aus hunderten ähnlichen Produkten auszuwählen, konzentriert sich das Unternehmen auf eine überschaubare Anzahl bewährter Artikel.

Kopierpapier Kugelschreiber Ordner Toner Papierhandtücher Reinigungsmittel Kaffee Verpackungsmaterial

Warum führen Unternehmen Kernsortimente ein?

In vielen Unternehmen bestellen Mitarbeitende dieselben Produkte in zahlreichen Varianten.

  • Zehn verschiedene Kugelschreiber
  • Fünf verschiedene Kopierpapiere
  • Mehrere Marken von Papierhandtüchern

Dadurch entstehen höhere Prozesskosten, zusätzlicher Verwaltungsaufwand und geringere Einkaufsmengen pro Artikel.

Ein Kernsortiment schafft klare Standards und sorgt für mehr Übersicht im Einkauf.

Welche Vorteile bietet ein Kernsortiment?

Weniger Suchaufwand

Mitarbeitende müssen Produkte nicht bei jeder Bestellung neu vergleichen. Die passenden Artikel sind bereits definiert.

Höhere Einkaufsmengen

Wenn viele Mitarbeitende dieselben Produkte nutzen, steigt die Bestellmenge pro Artikel und bessere Konditionen werden möglich.

Weniger Fehlbestellungen

Standardisierte Produkte reduzieren Rückfragen, Fehlkäufe und unnötige Reklamationen.

Schnellere Beschaffung

Bestellungen können deutlich schneller ausgelöst, geprüft und genehmigt werden.

Vereinfachte Lagerhaltung

Weniger unterschiedliche Artikel bedeuten:

  • geringeren Lagerbedarf
  • bessere Übersicht
  • einfachere Nachbestellung
  • weniger Kapitalbindung

Welche Produkte eignen sich für ein Kernsortiment?

Bürobedarf

  • Kugelschreiber
  • Marker
  • Notizblöcke
  • Ordner
  • Kopierpapier

Hygieneartikel

  • Papierhandtücher
  • Toilettenpapier
  • Seife
  • Reinigungsmittel

Cateringbedarf

  • Kaffee
  • Tee
  • Zucker
  • Milchportionen

Verpackungsmaterial

  • Kartons
  • Klebeband
  • Versandetiketten

Wie erstellt man ein Kernsortiment?

Schritt 1: Einkaufsdaten analysieren

  • Welche Produkte werden am häufigsten bestellt?
  • Welche Artikel verursachen viele Einzelbestellungen?
  • Wo bestehen viele Varianten?

Schritt 2: Standards definieren

Wählen Sie Produkte aus, die zuverlässig verfügbar sind, den Anforderungen entsprechen und wirtschaftlich sinnvoll sind.

Schritt 3: Mitarbeitende einbeziehen

Die Akzeptanz steigt deutlich, wenn betroffene Abteilungen frühzeitig eingebunden werden.

Schritt 4: Regelmäßig überprüfen

Bedarfe verändern sich. Deshalb sollte das Kernsortiment regelmäßig aktualisiert werden.

Häufige Fehler bei Kernsortimenten

Zu viele Ausnahmen

Wenn jeder Mitarbeitende Sonderwünsche erhält, verliert das Kernsortiment seinen Nutzen.

Zu große Sortimente

Ein Kernsortiment soll Auswahl reduzieren und nicht lediglich umbenennen.

Fehlende Kommunikation

Mitarbeitende sollten verstehen, warum Standards eingeführt werden und welchen Nutzen sie bringen.

Kernsortiment und digitale Beschaffung

Viele Unternehmen hinterlegen ihre Kernsortimente direkt im Beschaffungssystem oder B2B-Shop.

Mitarbeitende sehen dadurch automatisch die bevorzugten Artikel und bestellen diese mit wenigen Klicks.

  • Individuelle Preislisten
  • Freigabeprozesse
  • Bestellhistorien
  • Kostenstellen
  • Feste Sortimente

Fazit

Ein Kernsortiment gehört zu den einfachsten Maßnahmen, um Prozesskosten zu reduzieren und den Einkauf zu vereinfachen.

Weniger Varianten bedeuten weniger Aufwand, bessere Übersicht und häufig auch bessere Einkaufskonditionen.

Gerade bei regelmäßig benötigten C-Artikeln kann ein durchdachtes Kernsortiment erhebliche Einsparungen ermöglichen.

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