Beschaffung & Einkauf

Warum Einkäufe außerhalb definierter Beschaffungsprozesse hohe Kosten verursachen können und wie Unternehmen mehr Transparenz schaffen.

Was ist Maverick Buying?

Als Maverick Buying bezeichnet man Einkäufe, die außerhalb der definierten Beschaffungsprozesse eines Unternehmens erfolgen.

Mitarbeitende bestellen Produkte eigenständig, obwohl bereits festgelegte Lieferanten, Rahmenverträge oder Einkaufsrichtlinien existieren.

Häufig geschieht dies nicht aus böser Absicht, sondern weil Mitarbeitende schnell eine Lösung benötigen.

Warum ist Maverick Buying problematisch?

Auf den ersten Blick wirkt eine einzelne Bestellung harmlos. In der Summe entstehen jedoch erhebliche Kosten und Risiken.

Warum entsteht Maverick Buying?

Die Ursache liegt häufig nicht bei den Mitarbeitenden. In vielen Fällen sind bestehende Einkaufsprozesse zu kompliziert oder zu langsam.

In solchen Situationen wird häufig der einfachste und schnellste Weg gewählt.

Woran erkennen Unternehmen Maverick Buying?

Typische Warnsignale sind:

• Viele Einzelrechnungen
• Zahlreiche Lieferanten für ähnliche Produkte
• Unterschiedliche Preise für identische Artikel
• Hohe Anzahl kleiner Bestellungen
• Häufige Bestellungen über Marktplätze

Besonders im Bereich Bürobedarf, Hygieneartikel und Verbrauchsmaterialien tritt dieses Problem regelmäßig auf.

Wie kann Maverick Buying reduziert werden?

Digitale Beschaffungslösungen als Gegenmaßnahme

Moderne Beschaffungssysteme machen den gewünschten Beschaffungsweg gleichzeitig zum einfachsten Weg.

• Freigegebene Sortimente
• Individuelle Preislisten
• Genehmigungsworkflows
• Kostenstellenzuordnung
• Lieferantensteuerung

Je einfacher die offizielle Bestellung funktioniert, desto geringer wird Maverick Buying.

Beispiel aus der Praxis

Ein Unternehmen bestellt seinen Bürobedarf regelmäßig bei fünf verschiedenen Anbietern. Jeder Mitarbeiter nutzt seinen bevorzugten Shop.

Die Folgen:

• Unterschiedliche Preise
• Viele Rechnungen
• Hoher Verwaltungsaufwand
• Keine Mengenbündelung

Nach Einführung eines zentralen Sortiments und eines einheitlichen Bestellportals sinkt die Anzahl der Lieferanten deutlich und die Beschaffung wird transparenter.

Ist Maverick Buying immer schlecht?

Nicht zwingend. Manchmal deckt Maverick Buying Schwächen im bestehenden Einkaufsprozess auf.

Wenn Mitarbeitende regelmäßig alternative Wege nutzen, lohnt sich die Analyse:

• Sind Prozesse zu kompliziert?
• Fehlen wichtige Produkte?
• Gibt es Lieferprobleme?
• Sind Freigaben zu langsam?

Maverick Buying kann somit auch ein Hinweis auf Optimierungspotenzial sein.

Fazit

Maverick Buying verursacht häufig höhere Kosten, mehr Verwaltungsaufwand und weniger Transparenz im Einkauf.

Die wirksamste Lösung besteht meist nicht in strengeren Regeln, sondern in einfacheren Prozessen, klaren Sortimentsvorgaben und benutzerfreundlichen Beschaffungslösungen.

Wenn der offizielle Bestellweg der einfachste Weg ist, sinkt Maverick Buying oft automatisch.

Mehr Transparenz im Einkauf schaffen?

Wiepa unterstützt Unternehmen bei der Einführung von Kernsortimenten, digitalen Beschaffungsprozessen und zentralen Bestelllösungen für Bürobedarf, Hygiene und Verbrauchsmaterialien.