Beschaffung & Einkauf

Warum viele Unternehmen beim Artikelpreis sparen, aber die eigentlichen Kosten im Beschaffungsprozess übersehen.

Was sind Prozesskosten im Einkauf?

Prozesskosten sind alle Kosten, die während eines Beschaffungsvorgangs entstehen. Sie umfassen nicht den eigentlichen Warenwert eines Produkts, sondern den Aufwand für Bestellung, Genehmigung, Lieferung und Rechnungsbearbeitung.

Viele Unternehmen konzentrieren sich beim Einkauf ausschließlich auf den Artikelpreis. Tatsächlich entstehen jedoch häufig deutlich höhere Kosten durch interne Abläufe.

Beispiel: Eine scheinbar günstige Bestellung

Ein Mitarbeiter benötigt einen Kugelschreiber für 3 Euro.

Der eigentliche Beschaffungsprozess umfasst jedoch häufig deutlich mehr Schritte:

• Bedarf feststellen
• Produkt suchen
• Lieferanten auswählen
• Bestellung auslösen
• Genehmigung einholen
• Wareneingang prüfen
• Rechnung bearbeiten
• Zahlung durchführen

Der Verwaltungsaufwand kann schnell ein Vielfaches des eigentlichen Warenwertes kosten.

Welche Prozesskosten entstehen bei einer Bestellung?

Warum werden Prozesskosten häufig unterschätzt?

Der Artikelpreis ist direkt sichtbar. Prozesskosten verteilen sich dagegen auf verschiedene Abteilungen und erscheinen selten gesammelt in einer Kostenstelle.

• Einkauf
• Fachabteilungen
• Buchhaltung
• Wareneingang
• Management

Dadurch bleiben sie oft verborgen, obwohl sie einen erheblichen Anteil der Gesamtkosten ausmachen.

Welche Bestellungen verursachen besonders hohe Prozesskosten?

Besonders häufig betrifft dies sogenannte C-Artikel. Der Warenwert ist gering, die Anzahl der Bestellungen jedoch hoch.

Wie lassen sich Prozesskosten senken?

Warum der günstigste Artikel nicht immer die günstigste Lösung ist

Viele Unternehmen sparen bei einem Produkt wenige Cent und verursachen gleichzeitig hohe interne Prozesskosten.

Ein etwas höherer Artikelpreis kann wirtschaftlicher sein, wenn dadurch:

• weniger Bestellungen nötig sind
• Prozesse vereinfacht werden
• Mitarbeitende Zeit sparen
• weniger Rechnungen entstehen

Entscheidend sind die Gesamtkosten der Beschaffung und nicht ausschließlich der Preis auf dem Angebot.

Fazit

Prozesskosten gehören zu den größten versteckten Kostentreibern im Einkauf. Besonders bei häufig benötigten C-Artikeln übersteigen die internen Aufwände oft den eigentlichen Warenwert.

Unternehmen, die Lieferanten bündeln, Kernsortimente definieren und digitale Bestellprozesse nutzen, können ihre Beschaffung deutlich effizienter gestalten und langfristig Kosten sparen.

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