Viele Unternehmen betrachten beim Einkauf von Bürobedarf vor allem den Stückpreis. Im Arbeitsalltag entstehen die größeren Aufwände jedoch häufig an anderer Stelle: Mitarbeitende suchen Produkte, vergleichen Anbieter, geben Einzelbestellungen auf, prüfen Lieferungen und bearbeiten mehrere Rechnungen. Eine zentral organisierte Büroversorgung kann diese Abläufe deutlich vereinfachen.

Was bedeutet zentraler Einkauf von Bürobedarf?

Beim zentralen Einkauf werden regelmäßig benötigte Artikel über einen bevorzugten Lieferanten, einen einheitlichen Bestellweg und ein abgestimmtes Sortiment beschafft. Dazu gehören nicht nur klassische Produkte aus dem Bereich Bürobedarf, sondern beispielsweise auch Kopierpapier, Reinigungs- und Hygieneartikel sowie Verpackungsmaterial.

Warum viele kleine Bestellungen teuer werden

Jede Bestellung verursacht interne Arbeit: Bedarf klären, Artikel auswählen, Freigaben einholen, Bestellung auslösen, Wareneingang kontrollieren und Rechnung zuordnen. Werden ähnliche Artikel bei mehreren Anbietern bestellt, steigen diese Prozessschritte unnötig an. Ein etwas günstigerer Einzelpreis gleicht diesen Aufwand nicht automatisch aus.

Ein Kernsortiment schafft Orientierung

Ein Kernsortiment enthält die Produkte, die ein Unternehmen regelmäßig benötigt. Mitarbeitende sehen bevorzugte Papierqualitäten, Ordner, Stifte oder Hygieneartikel direkt und müssen nicht jedes Mal neu vergleichen. Gleichzeitig können Alternativen und Sonderbedarfe weiterhin verfügbar bleiben.

Welche Sortimente lassen sich bündeln?

• Bürobedarf und Schreibwaren
• Tinte und Toner
• Toilettenpapier und Papierhandtücher
• Versandkartons und Packband
• Bewirtungsbedarf
• Erste Hilfe und Arbeitsschutz

Für welche Organisationen ist das besonders sinnvoll?

Eine gebündelte Versorgung eignet sich besonders für Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder Standorten, Verwaltungen, Schulen, Praxen und soziale Träger. Für diese Bereiche finden Sie bei Wiepa eigene Übersichten zu sozialen Einrichtungen, Schulen, Praxen sowie Unternehmen in Wiesbaden.

So starten Sie mit einem Kernsortiment

1. Bestelldaten und häufig gekaufte Artikel sammeln.
2. Dubletten und unnötige Produktvarianten erkennen.
3. Geeignete Standardartikel festlegen.
4. Freigaben und Bestellwege definieren.
5. Das Sortiment regelmäßig anhand des tatsächlichen Bedarfs prüfen.

Eine Übersicht über alle wichtigen Sortimentsbereiche finden Sie auf unserer Seite Bürobedarf für Unternehmen.

Häufige Fragen

Muss ein Kernsortiment alle Bestellungen einschränken?

Nein. Es dient vor allem als Orientierung für wiederkehrende Bedarfe. Sonderartikel können weiterhin bestellt werden.

Welche Vorteile hat ein regionaler Bürofachpartner?

Persönliche Ansprechpartner, kurze Abstimmungswege und Kenntnisse über die Anforderungen regionaler Unternehmen erleichtern die laufende Versorgung.