Startseite
›
Arbeitsplatz & Organisation
›
Büromaterial für Besprechungen vorbereiten: Whiteboard, Kaffee und Unterlagen
Büromaterial für Besprechungen vorbereiten: Whiteboard, Kaffee und Unterlagen
von Wiepa GmbH am Jul 09, 2026Meetingraum Ratgeber
Büromaterial für Besprechungen vorbereiten: Whiteboard, Kaffee und Unterlagen
Gut vorbereitete Besprechungen beginnen nicht erst mit der Agenda. Whiteboardmarker, Notizblöcke, Stifte, Unterlagen, Kaffee und Bewirtung sollten vor dem Termin bereitliegen.
In vielen Unternehmen fehlt genau dann etwas, wenn der Termin startet: Der Whiteboardmarker schreibt nicht mehr, Flipchartpapier ist leer, es fehlen Stifte oder in der Küche ist kein Kaffee mehr vorhanden. Mit einer festen Meeting-Grundausstattung lassen sich solche Situationen vermeiden.
Kurze Antwort
Für Besprechungen sollten Unternehmen Whiteboardmarker, Flipchartpapier, Moderationskarten, Notizblöcke, Kugelschreiber, Namensschilder, Kaffee, Wasser, Becher und Servietten bereithalten.
Warum Meetingmaterial vorbereitet sein sollte
Besprechungen kosten ohnehin Zeit. Wenn vor oder während des Termins erst Materialien gesucht werden müssen, wirkt das unprofessionell und unterbricht den Ablauf. Eine vorbereitete Grundausstattung spart kleine, aber wiederkehrende Verzögerungen.
- weniger Sucherei vor Terminen
- professioneller Eindruck bei Gästen
- reibungslosere Workshops und interne Meetings
- bessere Vorbereitung von Unterlagen
- einfachere Nachbestellung durch feste Standards
Passend dazu: Besprechungsraum ausstatten
Was gehört zur Meeting-Grundausstattung?
| Bereich | Typische Artikel | Wofür sinnvoll? |
|---|---|---|
| Visualisierung | Whiteboardmarker, Flipchartpapier, Magnete | Ideen, Aufgaben und Ergebnisse sichtbar machen |
| Workshop | Moderationskarten, Pinnnadeln, Klebepunkte | Gruppenarbeit und Strukturierung |
| Unterlagen | Notizblöcke, Kugelschreiber, Mappen | Mitschriften und Dokumente |
| Bewirtung | Kaffee, Wasser, Becher, Servietten | Besuch, interne Termine und Workshops |
Whiteboard und Flipchart regelmäßig prüfen
Whiteboardmarker trocknen aus, Flipchartpapier wird verbraucht und Magnete verschwinden schnell in anderen Räumen. Deshalb lohnt sich eine kleine Prüfung vor wichtigen Terminen.
- Marker testen und Ersatz bereithalten
- Flipchartpapier rechtzeitig nachlegen
- Magnete und Schwamm am Board lassen
- Reiniger griffbereit lagern
- Moderationsmaterial gesammelt aufbewahren
Mehr dazu: Whiteboard Zubehör und Moderationskarten und Pinnwandzubehör
Passende Produkte im Wiepa Shop
Bewirtung nicht vergessen
Bei Besprechungen mit Gästen oder längeren Workshops gehört Bewirtung zur Vorbereitung. Kaffee, Wasser, Becher, Servietten und Zucker sollten nicht erst gesucht werden müssen.
Besonders hilfreich ist ein kleiner Vorrat im oder nahe am Besprechungsraum.
Passend dazu: Kaffee und Bewirtung im Büro
Checkliste: Besprechung vorbereiten
- Whiteboardmarker und Flipchart prüfen
- Notizblöcke und Stifte bereitlegen
- Unterlagen oder Mappen vorbereiten
- Moderationsmaterial für Workshops ergänzen
- Kaffee, Wasser und Servietten bereitstellen
- Technik, Kabel und Adapter prüfen
- nach dem Termin Material wieder auffüllen
Mehr dazu: Mindestbestände im Büro
Häufige Fragen
Was gehört zum Büromaterial für Besprechungen?
Whiteboardmarker, Flipchartpapier, Magnete, Notizblöcke, Kugelschreiber, Moderationskarten, Mappen, Kaffee, Wasser, Becher und Servietten.
Wie vermeidet man fehlende Marker oder Papier?
Durch feste Mindestbestände im Besprechungsraum oder an einem zentralen Lagerplatz sowie eine kurze Prüfung vor wichtigen Terminen.
Sollte Bewirtung Teil der Büroversorgung sein?
Ja. Kaffee, Wasser, Becher und Servietten werden regelmäßig gebraucht und sollten deshalb wie andere Verbrauchsartikel geplant werden.
Besprechungen besser vorbereiten
Wiepa unterstützt Unternehmen in Wiesbaden und Rhein Main bei Meetingmaterial, Whiteboard-Zubehör, Kaffee, Bewirtung und laufender Büroversorgung.
