DSGVO und Papiermüll: Was Unternehmen beachten sollten

Datenschutz wird oft zuerst digital gedacht. Dabei entstehen in fast jedem Unternehmen auch Papierunterlagen mit personenbezogenen oder vertraulichen Informationen: Ausdrucke, Listen, Notizen, Rechnungen, Angebote, Bewerbungen oder interne Dokumente.

Warum Papiermüll ein Datenschutzthema ist

Wenn personenbezogene Daten offen im Papierkorb landen, können sie von unbefugten Personen eingesehen werden. Die DSGVO verlangt einen sorgfältigen Umgang mit personenbezogenen Daten. Das betrifft auch gedruckte Unterlagen.

Welche Unterlagen sollten nicht offen entsorgt werden?

• Kundenlisten und Kontaktdaten
• Rechnungen, Angebote und Verträge
• Mitarbeiter- und Bewerbungsunterlagen
• Praxis-, Kanzlei- oder Mandantenunterlagen
• interne Auswertungen und Notizen
• Ausdrucke mit personenbezogenen Daten

Praktische Lösung im Büro

Ein passender Aktenvernichter direkt im Unternehmen hilft, vertrauliche Unterlagen sofort zu vernichten. Wichtig ist außerdem, Mitarbeitende für sensible Dokumente zu sensibilisieren und klare Regeln für Papierentsorgung festzulegen.

Quellen und Orientierung

Die Datenschutz-Grundverordnung regelt den Schutz personenbezogener Daten. Die offizielle Gesetzesfassung ist über EUR-Lex abrufbar: DSGVO bei EUR-Lex öffnen.

Fazit

Papiermüll kann ein Datenschutzrisiko sein, wenn sensible Unterlagen offen entsorgt werden. Unternehmen sollten Aktenvernichtung als festen Teil der Büroorganisation betrachten. Mehr dazu: Aktenvernichtung und Aktenvernichter für Unternehmen.