Freigaben im Einkauf: Bestellungen kontrollieren ohne Abläufe zu blockieren

Kurze Antwort: Gute Freigaberegeln kontrollieren Kosten, ohne jede Kleinbestellung auszubremsen. Standardartikel innerhalb definierter Budgets können direkt bestellt werden; Sonderartikel, hohe Warenkörbe oder neue Lieferanten benötigen eine zusätzliche Genehmigung.

Wann Freigaben sinnvoll sind

• Bestellwert: Genehmigung ab einem festgelegten Betrag
• Sonderartikel: Prüfung außerhalb des Kernsortiments
• Budget: Freigabe bei Überschreitung einer Kostenstelle
• Lieferant: Prüfung bei neuen oder nicht freigegebenen Anbietern

Ein einfaches Freigabemodell

So bleiben Freigaben schnell

1. Standardartikel eindeutig definieren.
2. Schwellenwerte einfach halten.
3. Vertretungen festlegen.
4. Freigaben digital statt per E-Mail organisieren.
5. Begründungen nur bei Ausnahmen verlangen.
6. Regeln regelmäßig auf Verzögerungen prüfen.

E-Procurement · Benutzer, Rollen und Kostenstellen

Typische Fehler

• jede Bestellung braucht dieselbe Freigabe
• keine Vertretung bei Urlaub oder Krankheit
• unklare Betragsgrenzen
• Freigaben über verstreute E-Mails
• Sonderbedarf ohne nachvollziehbare Begründung

FAQ

Braucht jede Bestellung eine Freigabe?

Nein. Freigegebene Standardartikel innerhalb eines Budgets können meist direkt bestellt werden.

Wer sollte freigeben?

Je nach Wert und Artikel Teamleitung, Einkauf, Kostenstellenverantwortliche oder Geschäftsführung.

Wie verhindert man Wartezeiten?

Durch klare Regeln, digitale Benachrichtigungen und benannte Vertretungen.

Was ist bei Sonderartikeln wichtig?

Eine kurze Begründung und Prüfung, ob bereits eine passende Alternative existiert.

Wie oft sollten Regeln geprüft werden?

Mindestens jährlich und bei häufigen Verzögerungen oder Organisationsänderungen.

Quellen

BME als Orientierung für Einkauf, Organisation und Beschaffungsprozesse.