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Wiepa Bürofachpartner GmbH Success Story: Effizienter E-Procurement-Prozess beim Caritasverband Mainz e.V.
Wiepa Bürofachpartner GmbH Success Story: Effizienter E-Procurement-Prozess beim Caritasverband Mainz e.V.
von Anna Ullmann am Jul 23, 2026SUCCESS STORY
Caritasverband Mainz e.V digitalisiert den Einkauf mit Wiepa
Wie eine maßgeschneiderte E-Procurement-Lösung den Einkauf für zahlreiche Einrichtungen vereinfacht, Prozesskosten reduziert und den Verwaltungsaufwand nachhaltig senkt.
36+
Einrichtungen
Digitale Beschaffung über eine gemeinsame Plattform.
24/7
Online verfügbar
Bestellungen jederzeit und standortunabhängig möglich.
100 %
Transparenz
Nachvollziehbare Bestellungen und Kostenstellen.
1
Ansprechpartner
Persönliche Betreuung statt Hotline.
Die Herausforderung
Viele Standorte. Viele Bestellungen. Viele Prozesse.
Mit jeder zusätzlichen Einrichtung steigt auch der organisatorische Aufwand. Unterschiedliche Bestellwege, verschiedene Ansprechpartner und zahlreiche Lieferanten erschweren einen wirtschaftlichen Einkauf erheblich.
Beschaffung muss den Arbeitsalltag erleichtern und nicht komplizierter machen.
Der Caritasverband Mainz e.V betreibt zahlreiche Einrichtungen mit individuellen Anforderungen. Täglich werden Bürobedarf, Hygieneartikel, Verbrauchsmaterialien und weitere Produkte benötigt. Ohne einheitliche Prozesse entstehen schnell Medienbrüche, Doppelbestellungen und ein hoher Abstimmungsaufwand.
Gesucht wurde deshalb eine digitale Lösung, die alle Einrichtungen miteinander verbindet und gleichzeitig genügend Freiraum für die jeweiligen Standorte lässt. Mitarbeitende sollten einfach bestellen können, während Einkauf und Verwaltung jederzeit den Überblick behalten.
Gemeinsam mit Wiepa entstand eine individuelle E-Procurement-Lösung, die genau auf diese Anforderungen zugeschnitten wurde.
Unterschiedliche Bestellwege
Telefon, E-Mail und Einzelbestellungen erschwerten einen einheitlichen Einkaufsprozess.
Hoher Verwaltungsaufwand
Viele manuelle Abläufe kosten Zeit und erschweren eine wirtschaftliche Beschaffung.
Mehr Transparenz
Kostenstellen, Budgets und Bestellungen sollten jederzeit nachvollziehbar sein.
Unsere Lösung
Individuell entwickelt. Einfach im Alltag.
Anstatt einen Standardshop einzuführen, entwickelte Wiepa gemeinsam mit dem Caritasverband Mainz e.V eine E-Procurement-Lösung, die sich an den bestehenden Arbeitsabläufen orientiert. Das Ergebnis ist eine digitale Beschaffungsplattform, die Mitarbeitende entlastet und gleichzeitig maximale Transparenz schafft.
01
Benutzer & Kostenstellen
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter erhält einen persönlichen Zugang. Bestellungen werden automatisch der richtigen Einrichtung und Kostenstelle zugeordnet.
- Persönliche Logins
- Automatische Zuordnung
- Transparente Bestellhistorie
- Volle Nachvollziehbarkeit
02
Kernsortimente
Alle Einrichtungen greifen auf ein abgestimmtes Sortiment zu. Dadurch werden Prozesse vereinfacht und gleichzeitig Kosten optimiert.
- Freigegebene Produkte
- Einheitliche Preise
- Hohe Verfügbarkeit
- Weniger Rückfragen
03
Digitale Freigaben
Genehmigungsprozesse laufen digital. Verantwortliche behalten jederzeit den Überblick über Budgets und Bestellungen.
- Freigabeprozesse
- Budgetkontrolle
- Standortübergreifend
- Weniger Verwaltungsaufwand
04
Persönliche Betreuung
Neben der technischen Lösung begleitet Wiepa das Projekt dauerhaft mit festen Ansprechpartnern und persönlicher Beratung.
- Fester Ansprechpartner
- Schneller Support
- Kurze Entscheidungswege
- Partnerschaftliche Zusammenarbeit
Das Ergebnis
Digitale Prozesse, die im Alltag spürbar entlasten
Die Einführung der individuellen E-Procurement-Lösung hat den Beschaffungsprozess nachhaltig verbessert. Einkauf, Verwaltung und Mitarbeitende profitieren gleichermaßen von klaren Abläufen, hoher Transparenz und deutlich weniger administrativem Aufwand.
✓
Zentrale Beschaffung
Alle Einrichtungen bestellen über eine gemeinsame Plattform.
24/7
Online verfügbar
Bestellungen können jederzeit digital ausgelöst werden.
100%
Transparenz
Kostenstellen und Bestellungen bleiben jederzeit nachvollziehbar.
1
Persönlicher Ansprechpartner
Direkter Kontakt während des gesamten Projekts.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Wo früher unterschiedliche Bestellwege, Rückfragen und manuelle Abstimmungen den Arbeitsalltag geprägt haben, sorgen heute standardisierte Prozesse für einen deutlich effizienteren Einkauf.
Mitarbeitende finden benötigte Produkte schneller, Verantwortliche behalten Budgets und Kostenstellen jederzeit im Blick und die Verwaltung profitiert von einer deutlich einfacheren Rechnungsbearbeitung.
Das Ergebnis ist eine Beschaffungslösung, die nicht nur digital funktioniert, sondern den Arbeitsalltag aller Beteiligten spürbar vereinfacht.
„Sehr wertschätzende und partnerschaftlich langjährige Zusammenarbeit, pünktliche Liefertreue, ein überzeugendes Preis-Leistungs-Verhältnis sowie ein auf unsere Anforderungen zugeschnittener Online-Shop. Besonders schätzen wir die persönliche Betreuung und die schnelle Unterstützung im Arbeitsalltag.“