Freigabeprozesse sollen Kosten kontrollieren, dürfen den Arbeitsalltag aber nicht unnötig verlangsamen. Entscheidend ist, nur dort zu prüfen, wo ein tatsächliches Risiko oder Einsparpotenzial besteht.

Welche Bestellungen können frei bleiben?

Standardartikel aus einem vereinbarten Kernsortiment können innerhalb eines Standortbudgets meist ohne Einzelprüfung bestellt werden.

Wann ist eine Freigabe sinnvoll?

• Bestellwert überschreitet eine Grenze
• Artikel liegt außerhalb des Kernsortiments
• ungewöhnlich hohe Menge
• technisches Gerät oder Möbelstück
• neuer Lieferant oder Sonderanfertigung

Klare Zuständigkeiten

Es sollte eindeutig feststehen, wer anfordert, wer freigibt und wer bei Abwesenheit vertritt. Automatische Erinnerungen verhindern, dass Bestellungen liegen bleiben.

Nicht jeden Stift genehmigen

Zu enge Freigaben verursachen mehr Prozesskosten als sie einsparen. Sinnvoller sind Budgets, Positivlisten und wertabhängige Grenzen.

Mehr zum Gesamtprozess: Bürobedarf für mehrere Standorte organisieren.