E-Procurement für Unternehmen: Digitale Beschaffung mit Wiepa

Digitale Beschaffung mit persönlicher Betreuung

E Procurement für Unternehmen, passend zu Ihren Abläufen

WIEPA bündelt wiederkehrende Bestellungen in einer zentralen Beschaffungsplattform. Individuelle Sortimente, Kostenstellen und Freigaben sorgen für klare Prozesse. Ihr Team bestellt einfacher und der Einkauf behält den Überblick.

E Procurement Beratung anfragen Funktionen ansehen
  • Persönliche Ansprechpartner
  • Individuelle Einrichtung
  • Für mehrere Standorte geeignet
  • Später erweiterbar

Bei einer Beschaffung über WIEPA fällt nach aktuellem Angebotsmodell keine separate Plattformgebühr an. Für die technische Anbindung weiterer Lieferanten können Kosten entstehen. Die Einzelheiten werden vorab individuell vereinbart.

Typische Beschaffungsprobleme

Wenn der Artikel günstig ist, der Bestellprozess aber Zeit kostet

Viele Beschaffungsabläufe sind über Jahre gewachsen. Bestellungen per E Mail, unterschiedliche Lieferanten und manuelle Genehmigungen erschweren die Übersicht.

Viele Bestellwege

Mitarbeitende bestellen per Shop, E Mail oder Telefon. Informationen liegen verteilt und müssen später zusammengeführt werden.

Zu viele Lieferanten

Jeder zusätzliche Anbieter bringt eigene Abläufe, Ansprechpartner und Rechnungen mit sich.

Manuelle Freigaben

Genehmigungen über Postfächer führen zu Rückfragen. Der aktuelle Stand ist für Beteiligte schwer nachvollziehbar.

Fehlende Auswertung

Kosten lassen sich nur mit Aufwand nach Abteilung, Standort oder Projekt zuordnen.

Kurz erklärt

Was bedeutet E Procurement?

E Procurement bezeichnet die digitale Organisation betrieblicher Beschaffung. Produktauswahl, Bestellung, Genehmigung und Zuordnung werden über eine zentrale Plattform gesteuert.

Die WIEPA Beschaffungsplattform richtet sich an Unternehmen und Organisationen, die wiederkehrende Bedarfe einfacher bestellen und interne Regeln direkt im Bestellprozess abbilden möchten.

Wo E Procurement Kosten senken kann

Einsparpotenzial entsteht häufig im Ablauf. Weniger Suchaufwand, klare Freigaben und gebündelte Bestellungen können die Bearbeitungszeit pro Vorgang reduzieren.

01

Sortiment bündeln

Häufig benötigte Artikel werden als Kernsortiment bereitgestellt.

02

Regeln abbilden

Berechtigungen und Freigaben werden im Bestellweg hinterlegt.

03

Bedarfe zuordnen

Kostenstellen, Standorte und Lieferadressen werden eindeutig erfasst.

04

Wiederholung verkürzen

Favoriten, Bestelllisten und Historien erleichtern Nachbestellungen.

Funktionsbausteine

So lässt sich Ihre Beschaffungsplattform einrichten

Sie wählen die Funktionen, die zu Ihrer Organisation passen. Zusätzliche Bausteine können später ergänzt werden.

Benutzer und Berechtigungen

Legen Sie fest, wer bestellen, verwalten oder Bestellungen genehmigen darf.

Für klare Zuständigkeiten

Digitale Freigaben

Bestellungen werden bei Bedarf automatisch an die zuständige Person zur Prüfung weitergeleitet.

Für kontrollierte Bestellungen

Kostenstellen

Ordnen Sie Ausgaben Abteilungen, Standorten oder Projekten bereits bei der Bestellung zu.

Für bessere Zuordnung

Individuelle Sortimente

Stellen Sie freigegebene Artikel und vereinbarte Standards für bestimmte Benutzergruppen bereit.

Für weniger Fehlbestellungen

Favoriten und Bestelllisten

Häufig benötigte Artikel lassen sich persönlich oder unternehmensweit speichern.

Für regelmäßige Bedarfe

Bestellhistorie

Bereits beschaffte Artikel können nachvollzogen und einfacher erneut bestellt werden.

Für schnelle Nachbestellungen

Freitextanfragen

Nicht gelistete Produkte oder Leistungen können über den bekannten Prozess angefragt werden.

Für Sonderbedarfe

Mehrere Standorte

Verwalten Sie Niederlassungen, Lieferadressen und zugehörige Verantwortlichkeiten zentral.

Für verteilte Organisationen

Weitere Lieferanten

Zusätzliche Anbieter können nach technischer und wirtschaftlicher Prüfung angebunden werden.

Für gebündelte Beschaffung
Entscheidungshilfe

Welche Funktionen brauchen Sie zum Start?

Ein Unternehmen mit einem Standort beginnt häufig mit Kernsortiment, Favoriten und Kostenstellen. Bei mehreren Niederlassungen können Rollen, Lieferadressen und Freigaben wichtiger sein. WIEPA richtet die Plattform anhand des tatsächlichen Ablaufs ein.

Anforderungen gemeinsam prüfen
Auswahlhilfe

Welcher Einstieg passt zu Ihrer Organisation?

Die Plattform kann klein starten und mit Ihren Anforderungen wachsen.

Ausgangssituation Sinnvolle Bausteine Möglicher Nutzen
Ein Standort, wiederkehrender Bürobedarf Kernsortiment, Favoriten, Bestellhistorie Weniger Suche und einheitliche Produktauswahl
Mehrere Abteilungen mit getrennten Budgets Kostenstellen, Benutzerrechte, Freigaben Klare Zuständigkeiten und bessere Zuordnung
Mehrere Niederlassungen Standorte, Lieferadressen, Rollen, Sortimente Zentrale Steuerung bei dezentralen Bestellungen
Viele Lieferanten und Bestellwege Lieferantenprüfung, Sortimentsbündelung, Freitextanfragen Weniger Schnittstellen im täglichen Einkauf
Praxisbeispiel

Ein typischer Bestellvorgang mit WIEPA

Das Beispiel zeigt einen möglichen Ablauf. Welche Schritte eingesetzt werden, richtet sich nach Ihren Regeln.

08:15 Uhr

Bedarf auswählen

Eine Mitarbeiterin öffnet ihre Bestellliste und wählt die benötigten Verbrauchsartikel aus.

08:18 Uhr

Kostenstelle zuordnen

Die vorgesehene Kostenstelle und die Lieferadresse werden im Bestellvorgang übernommen.

08:20 Uhr

Freigabe einholen

Falls eine Genehmigung erforderlich ist, wird die Bestellung an die festgelegte Person weitergeleitet.

Danach

Bestellung übermitteln

Nach der Freigabe erhält WIEPA die Bestellung mit den hinterlegten Angaben zur Bearbeitung.

Einführung

Von der Analyse bis zum laufenden Betrieb

WIEPA begleitet die Einrichtung persönlich. Der Umfang richtet sich nach Ihren Prozessen.

Ist Zustand aufnehmen

Wir betrachten Bestellwege, Sortimente, Rollen und Standorte.

Zielprozess festlegen

Gemeinsam bestimmen wir sinnvolle Regeln und Funktionen.

Plattform einrichten

Benutzer, Sortimente und benötigte Abläufe werden konfiguriert.

Weiterentwickeln

Neue Standorte oder Anforderungen können später ergänzt werden.

WIEPA aus Wiesbaden

Digitale Beschaffung mit einem erreichbaren Ansprechpartner

WIEPA ist ein familiengeführter Bürofachpartner aus Wiesbaden. Wir verbinden digitale Bestellprozesse mit persönlicher Beratung und einem Sortiment für den betrieblichen Alltag.

Dadurch erhalten Sie neben der Plattform Unterstützung bei Sortimentsfragen, Beschaffungsabläufen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

Lassen Sie uns Ihren Beschaffungsprozess gemeinsam prüfen

Im ersten Gespräch klären wir, wie heute bestellt wird, wo Aufwand entsteht und welche Funktionen für Ihre Organisation sinnvoll sind.

Beratung anfragen
Häufige Fragen

FAQ zur WIEPA Beschaffungsplattform

Was ist eine E Procurement Plattform?

Eine E Procurement Plattform bildet betriebliche Beschaffung digital ab. Sie kann Produktauswahl, Bestellungen, Kostenstellen und Genehmigungen in einem zentralen Ablauf verbinden.

Für welche Unternehmen eignet sich die WIEPA Lösung?

Die Lösung eignet sich für Unternehmen und Organisationen mit wiederkehrenden Bedarfen. Besonders hilfreich ist sie bei mehreren Bestellenden, Kostenstellen, Freigaben oder Standorten.

Müssen alle Funktionen von Beginn an genutzt werden?

Nein. Die Plattform wird passend zum aktuellen Bedarf eingerichtet. Weitere Funktionen können ergänzt werden, wenn sich Abläufe oder Anforderungen verändern.

Können individuelle Sortimente hinterlegt werden?

Ja. Freigegebene Artikel können als individuelles Sortiment bereitgestellt werden. Das vereinfacht die Auswahl und unterstützt einheitliche Einkaufsstandards.

Sind Freigaben und Kostenstellen möglich?

Ja. Bestellungen können Kostenstellen zugeordnet und bei Bedarf an zuständige Personen zur Freigabe weitergeleitet werden. Der genaue Ablauf wird bei der Einrichtung festgelegt.

Können mehrere Standorte verwaltet werden?

Ja. Niederlassungen, Lieferadressen und Rollen können zentral organisiert werden. So lassen sich dezentrale Bestellungen mit gemeinsamen Regeln verbinden.

Können weitere Lieferanten angebunden werden?

Eine Anbindung weiterer Lieferanten kann nach Prüfung möglich sein. Technische Voraussetzungen und mögliche Kosten werden vorab individuell geklärt.

Was kostet die WIEPA Beschaffungsplattform?

Bei einer Beschaffung über WIEPA fällt nach aktuellem Angebotsmodell keine separate Plattformgebühr an. Für zusätzliche Lieferantenanbindungen können Kosten entstehen. Sie erhalten vor der Einrichtung eine individuelle Abstimmung.