Prozesskosten im Einkauf senken: Warum der Artikelpreis nicht alles ist

von Wiepa Team am Jul 09, 2026

Prozesskosten im Einkauf senken: Warum der Artikelpreis nicht alles ist

Kurze Antwort: Bei Bürobedarf und anderen C-Artikeln sind Suchzeit, Abstimmung, Freigabe, Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung häufig teurer als kleine Preisunterschiede beim Produkt. Prozesskosten sinken durch Kernsortimente, gebündelte Lieferanten, Bestelllisten und digitale Freigaben.

Wo Prozesskosten entstehen

Schritt Typischer Aufwand
Bedarfsmeldung Rückfragen, unklare Artikel und fehlende Mengen
Produktsuche Vergleich ähnlicher Produkte und Anbieter
Freigabe E-Mails, Rückfragen und Wartezeiten
Wareneingang Paketannahme, Prüfung und interne Verteilung
Rechnung Zuordnung, Prüfung und Buchung

Beispielrechnung

Benötigt eine Bestellung insgesamt 30 Minuten interne Bearbeitungszeit und liegt der kalkulatorische Stundensatz bei 40 Euro, entstehen bereits 20 Euro Prozesskosten – unabhängig davon, ob der Warenkorb 25 oder 250 Euro beträgt.

Die größten Hebel

  • Kernsortimente: weniger Produktsuche und Varianten.
  • Bestelllisten: wiederkehrende Artikel direkt finden.
  • Lieferantenbündelung: weniger Konten, Rechnungen und Pakete.
  • Freigaberegeln: Standardartikel schnell, Sonderbedarf kontrolliert.
  • Mindestbestände: weniger Notkäufe und Expressbestellungen.

E-Procurement · C-Artikel beschaffen

Checkliste zur Analyse

  1. Bestellungen pro Monat zählen.
  2. durchschnittliche Bearbeitungszeit schätzen.
  3. Freigabe- und Rechnungsaufwand erfassen.
  4. Anzahl der Lieferanten und Rechnungen prüfen.
  5. Notkäufe und Fehlbestellungen dokumentieren.
  6. größte Hebel priorisieren.

FAQ

Was sind Prozesskosten im Einkauf?

Interne Kosten für Suche, Abstimmung, Bestellung, Lieferung und Rechnungsbearbeitung.

Warum sind C-Artikel besonders betroffen?

Der Warenwert ist klein, die administrativen Schritte bleiben jedoch nahezu gleich.

Lohnt sich der Preisvergleich noch?

Ja, aber nicht bei jedem Kleinteil und nicht ohne Berücksichtigung des Gesamtaufwands.

Wie misst man Prozesskosten?

Über Zeitaufwand je Schritt multipliziert mit internen Stundensätzen.

Was ist der schnellste Hebel?

Ein Kernsortiment mit festen Bestelllisten und klaren Zuständigkeiten.

Quellen

BME · Bundesministerium für Wirtschaft und Energie als allgemeine Orientierung zu Digitalisierung und Wirtschaftlichkeit.

Beschaffungsprozesse gemeinsam prüfen

Wiepa unterstützt Unternehmen bei Kernsortimenten, E-Procurement, Lieferantenbündelung und laufender Büroversorgung.

Analyse anfragen
Zurück zum Blog