Papier für Archivierung und langfristige Ablage

Für viele Ausdrucke reicht normales Kopierpapier. Bei Verträgen, Akten, Bescheiden, Personalunterlagen oder langfristig aufzubewahrenden Dokumenten sollten Unternehmen Papier bewusster auswählen.

Worauf kommt es bei Archivpapier an?

• gute Lesbarkeit über längere Zeit
• sauberes Druckbild
• geeignete Papierqualität
• passende Kombination mit Ordnern, Registern und Archivboxen
• klare Trennung zwischen Entwurf und Archivdokument

Nicht jedes Dokument muss archiviert werden

Unternehmen sollten unterscheiden, welche Ausdrucke langfristig relevant sind und welche nur intern oder kurzfristig genutzt werden. Dadurch lässt sich Papier bewusster einsetzen.

Verbindung zu Aktenvernichtung

Was nicht mehr aufbewahrt werden muss und personenbezogene Daten enthält, sollte sicher vernichtet werden. Mehr dazu finden Sie auf unserer Seite Aktenvernichtung und Aktenvernichter.

Häufige Fragen

Braucht Archivpapier eine höhere Grammatur?

Nicht zwingend, wichtiger sind Lesbarkeit und Druckqualität über die Zeit als eine bestimmte Papierstärke.

Wer entscheidet, was archiviert werden muss?

Am besten eine feste interne Regelung, die klar definiert, welche Dokumententypen langfristig aufbewahrt werden müssen.

Was passiert mit nicht mehr benötigten Archivunterlagen?

Sie sollten, wenn personenbezogene Daten enthalten sind, über einen Aktenvernichter sicher entsorgt werden statt im normalen Papierkorb.

Weiterführende Wiepa-Ratgeber

Ordnung und Ablage im Büro: Ordner, Register, Mappen und Archivboxen
Datenschutz im Bürobedarf: Aktenvernichtung, Papiermüll und vertrauliche Unterlagen

Fazit

Papier für Archivierung sollte passend zu Dokumentenart, Druckbild und Ablage gewählt werden. Wiepa unterstützt bei Papier, Archivierung und Bürobedarf.